문서 검토는 상대편에서 제출된 문서들 또는 상대편에게 제공해야 할 모든 문서들이 검토되어야 하기 때문에 e-Discovery 과정에서 가장 많은 비용이 소요되는 상당히 중요한 요소이다. 2012년 미국의 Rand Corporation 에 의해 발표된 자료 에 의하면 e-Discovey프로젝트에서 비용이 가장 많이 소요되는 부분은 수집(8%)이나 처리, 분석(19%) 단계가 아니라 검토 과정에서 가장 많은 비용(73%)이 소요되고 있는 것으로 확인되었다.
결국 검토 과정에서 전체 비용의 70% 이상이 소요된다는 것은 이 단계가 e-Discovery 비용을 절감시킬 수 있는 분명한 표적임을 알려주고 있는 것이다. 따라서 검토 비용을 감소하기 위한 기업의 끊임없는 요구 사항에 맞추어 갈수록 기술이 진화하고 있는 실정이다.
검토는 검토를 위한 전략, 예산과 기한을 결정하는 계획을 수립함으로써 시작해야 한다. 여기서 수립하는 전략들은 여러 가지가 있을 수 있지만, 공통적으로 검토의 범위를 이해하고 검토자들을 관리하는 통제와 절차가 포함되어야 하며 검토를 위한 적당한 벤더와 플랫폼 등을 선정하는 내용이 반영되어야 할 것이다.
검토 비용은 주로 두 유형의 법적 행위들로 발생하게 되는데 이러한 법적 조치는 검토 과정에서 이루어져야 하는 핵심 요소들이다.
첫 번째 법적 조치는 소송 쟁점에 관련되어 있거나(Responsive) 잠재적으로 관련이 있을 수 있는(Relevant) 문서들을 찾아 식별하는 것인데, 이러한 유형의 검토는 ‘First Pass Review’라고 불리우기도 한다.
두 번째 조치는, 관련되어 있다고 식별된 문서들에 대한 분석을 하여 소송 대응 전략 등이 포함된 비닉특권 정보(Privileged Communication)와 같은 고객의 비밀 정보를 보호하도록 그 정보를 제출 대상에서 제외하거나, 좀더 면밀한 검토를 위해 태그(Tag)하거나 또는 특정 핵심 부분을 보이지 않도록 조치(Redact)하는 것이다.
이와 동시에 기밀성(Confidentiality)에 대한 우려가 없는 특정 쟁점에 대한 세부적인 대응(Responsiveness) 표시 작업을 포함할 수 있는데, 이러한 문서들은 검토 단계를 통하여 다음의 4가지 기준들로 분류될 수 있다.
◇관련성(Relevance): 정보가 소송에서 쟁점이 되는 것과 관련이 있는지에 여부이다. 만약 관련성이 없다면 ‘First Pass Review’ 후 차후 검토에 포함되지는 않지만, 품질 보증(Quality Assurance)절차에서의 결함으로 표본화의 대상이 될 수 있으며 관련이 없다면 상대편에게 제출되어야 할 필요가 없을 것이다.
◇대응성(Responsiveness): 정보가 상대편의 개시 요구사항 또는 규제기관의 조사 요청에 호응하는지에 대한 것이다. 만약 그렇다면, 어떤 제출 요청사항에 그 정보가 호응되는지에 대한 인지를 위해 코드를 표시하여 입력하게 된다. 문서 검토자들은 소송 사안에 핵심적인 정보를 포함하고 특히 호응되는 문서들을 ‘hot’ 문서들로 태그하게 된다.
◇면책특권(Privilege): 변호사-의뢰인 특권, 변호사 Work-Product 원칙 또는 기밀 규칙과 프라이버시 보호법에 해당하는 정보에 대한 것이다. 변호사-의뢰인 특권에 해당하는 요소들로는 법적 조언을 주거나 또는 받은 목적으로, 기밀성을 예상하고 만들어진 변호사 또는 변호사 대행업자와 의뢰인 또는 의뢰인 대행업자 사이에서의 의사소통이 될 수 있다. 만약 이것에 포함된다면, 이것 또한 상대편에게 제출되지 않아도 될 것이다.
◇기밀성(Confidentiality): 기밀 문서의 경우 제출 대상에서 제외가 되어야 한다. 예를 들어, 만약 문서가 한 제과회사의 핵심 생산품인 초콜릿의 레시피와 같은 기업 비밀을 논하고 있다면 그 문서가 상대편에게 제출되어야 할 의무가 없게 되는 것이다. 문서 검토자는 그 문서가 기밀 정보를 포함하고 있는지를 결정하기 위해 그 문서에 대한 분석을 행해야 할 것이다.
만약 그렇다면, 검토자는 의뢰인의 기밀 생산품을 보호하기 위해 특정 부분을 보이지 않도록(Redact)해야 하는지 또는 전적으로 포함되지 않아야 하는지에 대해 결정해야 한다. 특정 부분을 가리는 과정(Redaction)은 원본 문서에서 행하여 지는 것이 아니라 상대편에게 제출되는 복사본에만 이루어지게 된다. 대부분의 검토 플랫폼에서 이 과정은 문서의 복사본으로 TIFF 또는 PDF 형태로 변환된 것에서 까맣게 표시하는 것으로 행해진다.
과거에 검토자들은 많은 양의 문서를 면밀히 살필 필요가 있었지만 지금은 더 이상 그럴 필요가 없어지고 있다. Predictive Coding이라고도 알려진 기술 기반의 검토(Technology-Assisted Review, TAR)는 변호사들의 전문성과 특정 사안에 관련성이 있는 정도(Responsive)에 기반하여 문서들의 검토 순위를 자동화하는 기계학습 기술을 사용하여 이 검토 과정을 자동화하는 기술이 점차 생기고 있는 추세이다.
간단 명료하게 설명하자면, TAR는 변호사가 문서들의 일부를 샘플링하여 대응성(Responsiveness)에 대한 코드를 입력하고, 전문화된 소프트웨어를 사용하여 검토되지 않은 모든 남아있는 문서들에 대해 그 샘플링한 검토 결과를 적용하는 것이다. 결국, 처음 샘플링해서 만들어진 결정에 따라 대응성이 없는(Non-Responsiveness) 것들은 제외되므로 기존보다 적은 비율의 문서들이 검토될 수 있다. 많은 e-Discovery 벤더들이 이 기술을 활용하는 추세이며 이러한 검토 소프트웨어의 역량을 잘 활용하려면 검토가 시작되기 전에 반드시 그 소프트웨어에 대한 기초적인 이해가 필요하다.
관련성, 대응성, 면책특권 및 기밀성에 대한 검토와 더불어 검토 팀은 그 핵심 문서의 정보가 소송에서 주장된 사실 또는 핵심 법적 쟁점과 연관시킬 수 있도록 분석하여야 한다. 문서 검토자들은 또한 핵심 문서들을 그것에 대해 증언하거나 다른 사안에 대한 정보를 식별할 수 있는 핵심 인물들과 연관시키도록 시도해야 한다. 수집된 문서들의 검토와 분석을 기반으로, 법무팀은 소송에서 사실에 기반을 둔 쟁점에 대한 더 많은 이해를 얻어 이것을 바탕으로 소송대응책을 만들어내고 재판에서 증언할 핵심 증인을 식별할 수 있을 것이다.
[필자. 이신형(sophie.shlee@gmail.com)]
University College London, U. of London대학에서 수학과 컴퓨터 공학을 전공하였으며, 고려대학교 정보보호 대학원 과정을 수료후 삼성SDS를 거쳐 국제적인 Risk Management 기업인 Kroll과 Kroll Ontrack에서 오랫동안 아시아 지역에서의 다양한 국제소송 대응 업무 및 국재 중재업무등 다양한 업무에 대한 경험을 가지고 있음. 현재는 한국의 대기업의 미국소송 및 미 사법부 조사등의 다양한 Legal Issue에 대한 실무중심의 연구를 진행하고 있음.
