앞서 언급한 것처럼 식별단계는 소송 당사자가 보유하고 있는 정보에서 필요한 정보를 확인하고, 불필요한 정보를 제외하며, 소송과 잠재적으로 관련된 정보를 선별하는 과정이다. 식별 과정은 e-Discovery 프로젝트에서 소송이 예상되지 않거나 먼 미래에 소송이 예상될 때 소송과 관련한 준비의 일환으로 이루어지는 정보 관리 이후 소송이 직접적으로 예상되는 시기에 이루어지는 첫번째 과정이라고 볼 수 있다.
 
법무팀과 소송 관련 현업팀을 중심으로 한 e-Discovery 담당자들은 식별 단계에서 소송과 잠재적으로 관련된 ESI(Electronically Stored Information)를 확인하고, 이를 체계적으로 식별하기 위한 계획을 수립하게 된다. 여기서 소송과 잠재적으로 관련된 ESI가 저장된 위치를 파악하여 데이터가 해당 기업의 데이터 관리 정책에 따라 변경되거나 삭제되지 않도록 조치를 취하는 등 효과적인 Legal Hold를 실행하여야 한다.
 
많은 e-Discovery 사례에서 데이터의 보존 의무(Duty to Preserve)가 지켜지지 않으면 소송에 불리해지는 것을 볼 수 있듯이 무엇이 보존해져야 하는지 결정하여 소송과 잠재적으로 관련된 데이터의 위치를 식별해 낼 수 있는 능력을 갖추는 것이 소송에 유리할 것이다.
 
일반적으로 소송과 직접 관련된 핵심 인물과 수집되어야 할 데이터는 소송 상대방에 의해 특정된다. 그래서 Discovery 과정 초기에 이루어지는 ‘meet-and-confer ’를 통해 누가 소송과 관련된 핵심 인물이고 그들로부터 각각 어떤 종류의 데이터가 수집되어야 하는지 알 수 있다. 또한 소송이 진행되는 과정에서 분쟁의 성격과 관련 인물들이 변경될 수 있으므로 추가적인 정보를 식별하기 위한 대책이 필요하다.
 
그래서 기업 내부 법무팀과 외부 법률 자문단, IT팀, 기록관리담당자, 사업부 책임자, HR담당자, 관련 데이터의 소유자, Discovery 컨설턴트 등 필요한 정보를 도출하고, 해당되는 정보의 위치와 내용을 확인할 수 있는 구성원들이 식별 계획을 수립해야 한다.
 
소송과 잠재적으로 관련된 ESI의 저장 여부를 확인할 대상으로는 개인 또는 공용으로 사용하는 컴퓨터, 플래시 디스크 드라이브, 외장형 하드 디스크, CD/DVD, 스마트폰이나 스마트 패드 같은 모바일 기기 등 정보의 저장이 가능한 장치가 될 수 있고, E-mail 서버, 파일 서버 등과 같이 기업에서 시스템 관리와 운용 등에 사용하는 서버가 될 수 있다. 또한 소송과 잠재적으로 관련된 데이터의 생성 시기에 따라 퇴사자 컴퓨터, 백업용 자기 테이프 등에 대한 고려가 요구될 때도 있다.
 
식별 단계에서는 전산 시스템 관리자 또는 정보 관리담당자의 역할이 중요하다. 소송과 잠재적으로 관련된 정보가 어떠한 형태로 저장되어 있고, 그 정보들이 어떤 방식으로 사용되고 관리되는지에 대한 정보는 전산 시스템 관리자나 정보 관리 담당자에 의해서 제공된다. 또한 해당 기업에서 사용하는 시스템 개선 경로, 시스템 데이터 최신화, 데이터 이송이나 데이터 통합 등 소송 진행 과정에서 소송과 관련된 ESI의 보존에 저해가 될 수 있는 각종 정보 관리 정책 등에 대한 확인도 요구된다. 여기서 해당 기업이 만약 자료 도표(Map of Data)를 갖추고 있다면 식별 절차의 시간 소요를 감소시킬 수 있다.
 
자료 도표를 중요하게 생각하는 이유는 한 기업의 정보 시스템과 처리 과정의 개요를 설명하여 소송과 잠재적으로 관련된 ESI가 저장되어 있는 저장 장치를 빠르게 식별할 수 있도록 하여 주기 때문이다. 소송 또는 조사 전에 자료 도표를 구축하고 있다면 대응이 요구될 때, 시간과 비용을 절약할 수 있다.
 
2010년 한 e-Discovery 기술 서비스 제공자(vendor)의 통계에 따르면 미국 기업들의 과반수(54%)가 해당 기업에서 관리하는 데이터의 저장 경로에 대한 목록을 가지고 있지 않거나 저장 경로를 알지 못하고 있다고 한다. 그리고 이러한 자료 도표가 없다는 것은 소송과 규제 요청에 대한 효과적인 대응을 어렵게 하고, 효과적인 Legal Hold 과정에 도움이 되지 않을 것이라는 인식이 점점 더 확산되고 있다.
 
이러한 기업의 데이터 구조에 대한 기본적인 이해가 이루어지면 분야별 소송 관련 핵심 인물들과 소송과 잠재적으로 관련된 데이터의 저장 위치에 대한 면담을 보다 구체적이고, 효율적으로 할 수 있게 된다. 특히 외부 e-Discovery 전문가가 이러한 정보를 파악하고자 할 때 모든 기업에서 데이터의 구조에 대한 정보를 적극적으로 제공해 주지는 않는다. 이러한 현상은 일반적으로 기업 내부 법무팀에서 전산팀이나 데이터 관리 담당자 등 소송 관련 인물들에게 충분한 설명을 하지 않았을 때 일어나며 이는 소송의 효율적인 진행에 방해가 될 수 있다.
 
위의 과정이 이루어지면 소송과 관련되었거나 잠재적으로 관련될 수 있는 핵심 인물들이 파악된 후 그 인물들을 면담하여 컴퓨터 사용량과 데이터 저장 습관 등에 대한 정보를 수집하여, 소송과 잠재적으로 관련된 데이터가 어디에 어떤 형태로 저장되어 있는지 파악을 한다. 면담 대상자들은 간혹 면담의 기본 목적을 알지 못하거나 그들이 면담 대상에 포함되었다는 것에 대해 우려를 나타내기도 한다. 따라서 면담 진행 시에는 그 목적과 과정에 대해서 설명하여 면담 대상자들이 면담으로 인해 불이익을 받는 일이 없다는 것을 이해시키고, 그들이 모든 관련 데이터를 식별해 줄 수 있도록 유도할 필요가 있다.
 
핵심 인물에 대한 면담은 다른 핵심 인물들과 또 다른 관련 데이터의 가능 위치를 식별하거나 불필요한 데이터를 제거할 수 있게 하여 주는 식별의 필수 요소이다. 또한 면담을 진행하여 소송 관련 인물들이 소유하거나 관리하고 있는 문서들을 계속 보유하고 있는 것이 절대적으로 중요하다는 것을 각인시켜 줄 수 있다. 면담 과정을 통해 핵심 인물들로부터 관련 키워드 또는 소송 쟁점이 되는 시점의 특정 날짜기간 등의 정보를 획득하게 되면 향후 ESI 수집, 처리와 검토 과정에서 많은 양의 데이터를 효율적으로 선별(Culling)하는데 도움이 된다.
 
식별과정은 합리적이고, 체계적으로 이루어져야 한다. 소송과 잠재적으로 관련된 데이터를 식별하는데 사용한 과정, 도구 및 방법론을 입증할 수 있도록 문서화를 하는 것은 데이터 식별 과정에 대한 의문이 제기가 되었을 때 입증할 수 있는 자료가 된다. 만약 어떤 절차들이 실행되었는지 증명하는 문서가 작성되지 않고 소송과 잠재적으로 관련된 데이터가 포함되지 않았다면 식별 과정이 합리적이고 체계적이었음을 입증하기 어렵게 되어 소송에 불리한 영향을 줄 수 있다.
 
지금까지 식별 단계에 대하여 간략하게 설명해 보았다. 첫 단추를 끼는 것만큼 e-Discovery프로젝트에 있어서 식별 과정은 중요하다. e-Discovery 프로젝트에서 컨설턴트로써 항상 느끼는 것은 법무팀, 전산팀 등 소송 관련자들의 원활하고 충분한 의사소통이 이루어지고, 사전에 미리 조직 자료 도표를 구축하여 관리한다면 보다 효율적인 식별 활동과 시간 및 비용의 감소가 가능하다는 것이다.
 
[필자. 이신형　(sophie.shlee@gmail.com)]
University College London, U. of London대학에서 수학과 컴퓨터 공학을 전공하였으며, 고려대학교 정보보호 대학원 과정을 수료후 삼성SDS를 거쳐 국제적인 Risk Management 기업인 Kroll과 Kroll Ontrack에서 오랫동안 아시아 지역에서의 다양한 국제소송 대응 업무 및 국재 중재업무등 다양한 업무에 대한 경험을 가지고 있음. 현재는 한국 대기업의 미국소송 및 미 사법부 조사 등 다양한 Legal Issue에 대한 실무중심의 연구를 진행하고 있음.