‘통합문서관리센터(TDC)’는 AIA생명의 문서 업무를 효율적으로 관할하는 역할을 수행한다. 한국후지제록스의 문서 관리 컨설팅 노하우와 전문성을 바탕으로 단가 위주의 일회성 비용 절감이 아닌 문서 커뮤니케이션 전반의 프로세스 개선을 통한 지속적인 업무 생산성과 효율성 향상을 지원한다.
기존에 각 부서별로 임의로 제작, 관리하던 팜플렛이나 약관 등의 인쇄물을 통합문서관리센터가 통합 관리함으로써 불필요한 외부 제작을 방지하고 최적의 문서 업무 프로세스 환경을 지원한다. 총 4명의 전문가가 상주하면서 인쇄물 관련 상담 및 제작, 문서-집기 저장, 행낭 우편, 메일룸 운영 등의 서비스를 통해 전사적 차원의 문서 커뮤니케이션 효율성과 생산성을 향상시켰다.
인쇄물 제작은 간편하게 웹으로 요청할 수 있다. 신청 즉시 인쇄 전문가(Document Advisor, DA)와 편집 디자이너가 가장 이상적인 제작 방안을 제안한다. 인쇄물 제작 과정에 필요한 복잡한 업무는 헬프데스크를 신설해 일원화했다. 체계적인 데이터 베이스도 구축돼 인쇄 제작물에 대한 영업 채널별 수요 취합, 판매 실적, 개정 이력 등의 데이터를 통해 실수요에 근거한 인쇄물 발주 관리를 용이하게 했다.
AIA생명 차태진 대표는 “통합문서관리센터 구축은 단순한 일회성 비용 절감을 넘어 문서관리 전반의 프로세스 개선을 통한 업무생산성 및 효율성 향상을 목표로 한다”라며 “AIA생명은 앞으로도 임직원들과 설계사들이 본연의 업무에만 집중할 수 있도록 투자를 아끼지 않을 것”이라고 말했다.
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